Retraite et bien-être
Entrer en maison de retraite arrive souvent après une chute ou une hospitalisation, et il faut alors trouver une place vite.
Dans cette situation, on ne sait pas toujours par où commencer, ni qui doit remplir quoi. Cet article explique comment utiliser ViaTrajectoire, de la création du dossier jusqu’au suivi des réponses.
Qu’est-ce que ViaTrajectoire et que permet-elle ?
ViaTrajectoire est un service public national. Il permet de chercher un établissement pour personne âgée, de lui transmettre un dossier et de suivre les demandes envoyées. Il est opéré par le GCS Sara.
Pour les personnes âgées, l’annuaire couvre les EHPAD, les résidences autonomie et les unités de soins de longue durée (USLD). Vous n’avez donc pas besoin de passer par le site de chaque établissement.
Déposer un dossier ne garantit pas une place. C’est chaque établissement qui décide d’admettre la personne, après avoir étudié la demande. ViaTrajectoire sert seulement à envoyer le dossier et à suivre où il en est.
Une demande bien remplie peut donc quand même rester sans place. Si la personne âgée hésite à entrer en maison de retraite, lisez ce qu’il faut faire quand elle refuse.
Qui peut utiliser le service ?
C’est la personne âgée qui crée son dossier et le gère elle-même. Elle peut le faire seule, sans passer par quelqu’un d’autre.
Si elle le souhaite, un proche ou un professionnel peut l’aider à le créer. Dans ce cas, il faut recueillir son accord, ou celui de son représentant légal. Sans cet accord, personne ne doit le remplir à sa place.
Quelques situations changent la démarche, et mieux vaut les connaître avant de commencer :
- Un professionnel a déjà créé le dossier : demandez-lui ses identifiants pour vous y connecter.
- Vous êtes en couple : chacun a son propre dossier, et chacun peut indiquer qu’il souhaite être admis avec son conjoint.
- Vous êtes hospitalisé : un professionnel peut vous aider à créer le dossier, et l’équipe médicale ou le service social peut vous aider à préparer la démarche.
- Pour un EHPAD, la fiche de chaque établissement indique si la demande en ligne est proposée.
Créer son dossier et envoyer ses demandes
Pour ouvrir votre demande, commencez sur la page d’accueil du site et cliquez sur « Créer/Gérer un dossier ». Vous pouvez aussi passer par la rubrique « Démarches », puis cliquer sur « Accéder à un dossier ».
Dans les deux cas, choisissez ensuite « Créer un dossier de demande d’admission en établissement d’hébergement pour personnes âgées ». C’est ce choix qui lance votre demande d’admission.
Pour un même dossier à plusieurs établissements :
- Cherchez par localisation, puis filtrez selon vos besoins.
- Comparez les fiches : capacités, équipements, services. Attention aux tarifs : le prix d’un résident peu dépendant (GIR 5 ou 6) couvre 30 jours et exclut les prestations complémentaires.
- Cochez ceux à qui envoyer la demande : un seul dossier suffit, même hors département.
- Sans demande en ligne, envoyez le Cerfa n° 14732*03 par courrier, avec des photocopies du dossier pour chaque établissement.
Quels documents réunir et qui remplit chaque volet ?
Le dossier compte trois volets. Le volet administratif est rempli par vous ou par votre accompagnant. Les volets « Médical » et « Autonomie » sont remplis par le médecin.
La plupart des établissements attendent ces trois volets. Comme les volets médicaux conditionnent souvent l’envoi, prévenez votre médecin avant de transmettre le dossier.
Vous pouvez transmettre les pièces de deux façons : sur papier avec le formulaire Cerfa n° 14732*03, ou en ligne, en ajoutant chaque pièce via « Mes informations », puis « Pièces jointes ».
| Critère | Dossier papier | Dossier en ligne |
|---|---|---|
| Pièces à fournir | Pièce d’identité, justificatifs de couverture maladie, de mutuelle et de retraite, dernier avis d’imposition | Les mêmes pièces, chacune enregistrée dans un fichier |
| Taille et formats | Pièces papier, rien à importer | 5 Mo maximum par fichier, au plus 15 pièces, formats PDF, JPG, PNG, DOCX ou XLSX entre autres |
| Suivi | Pas de suivi en ligne | Suivi des demandes sur la plateforme |
Le rôle du médecin traitant dans la demande
Le médecin traitant remplit les volets « Médical » et « Autonomie ». Il s’appuie sur votre état de santé et sur vos besoins. La plupart des établissements attendent ces deux volets validés avant de recevoir la demande.
Avant d’envoyer le dossier, prévenez votre médecin : c’est à vous de lui signaler la demande. Ensuite, vérifiez dans le dossier que les volets médical et autonomie sont bien validés. Sans cela, l’établissement ne reçoit pas votre demande.
Si votre médecin ne peut pas remplir le volet en ligne, vous pouvez imprimer le dossier et l’envoyer sur papier. Le volet médical part alors sous pli cacheté, destiné au médecin de l’établissement.
Vous avez changé de médecin traitant ? Ouvrez « Mon dossier », puis « Mon médecin traitant ». Cliquez sur « Modifier mon médecin traitant », cherchez le nouveau médecin, sélectionnez-le et confirmez.
Se connecter, suivre ses demandes et mettre son dossier à jour
Pendant la création du compte, notez le numéro de dossier et le mot de passe, et gardez-les bien. Le numéro vous est envoyé par courriel une fois votre adresse électronique confirmée. Rien reçu ? Vérifiez les courriers indésirables.
Pour vous connecter, saisissez ce numéro et ce mot de passe. Un code de vérification à usage unique peut aussi vous être demandé. S’il n’arrive pas, contactez l’assistance par le formulaire en ligne.
Pour retrouver l’accès à votre dossier, suivez ces étapes :
- Mot de passe oublié : cliquez sur « Mot de passe oublié » pour recevoir un nouveau mot de passe ou un lien de renouvellement par courriel.
- Adresse électronique plus accessible : écrivez à l’assistance avec le formulaire de contact, ou appelez le 0801 110 110 (service gratuit, mais le prix de l’appel s’ajoute).
- Réponses des établissements : ouvrez « Mon dossier », puis « Consulter les réponses en ligne ». Les alertes arrivent aussi par courriel.
- Coordonnées : ouvrez « Paramètres » pour les changer.
Et si la demande concerne un handicap ?
Le parcours handicap de ViaTrajectoire concerne les personnes orientées vers un établissement ou un service médico-social, pour adultes comme pour enfants.
Il faut donc avoir une décision d’orientation de la CDAPH, la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées. Sans elle, votre demande ne peut être transmise qu’à un établissement correspondant à cette orientation.
Le dossier handicap ne remplace pas une demande en EHPAD ou en résidence autonomie. Les établissements sollicités doivent correspondre à la catégorie inscrite dans la décision d’orientation.
Pour une maison de retraite, faites la demande d’admission habituelle, et voyez qui décide de l’entrée en maison de retraite. Seule la MDPH peut expliquer la décision d’orientation ou la modifier.
Pour retenir l’essentiel, ViaTrajectoire transmet votre dossier et permet de suivre les réponses, mais c’est l’établissement qui décide de l’admission. Prévenez votre médecin traitant avant tout envoi, et notez votre numéro de dossier et votre mot de passe.
Votre prochain pas : créez votre dossier sur le site, puis signalez votre demande à votre médecin.
